医院办公室文书是指医院办公室收集、整理、保存的发展运行中形成的文字、书籍、手稿、档案簿等形态存在的医院业务、活动、实践行为的真实记录。办公室文书档案可为医院的建设与发展提供强有力的信息基础。管理水平的高低直接体现了医院办公室工作人员的管理能力和服务水平。医院办公室文书档案在等级医院创建、医院高质量发展等方面起着至关重要的作用。

一、背景

随着信息技术水平的不断提高和医院规模的不断扩大，传统的纸质化文书档案管理已经很难满足当前医院发展的需求，建立电子化的文书档案管理平台是必然趋势。2010年医院首次探索无纸化办公模式，引入电子政务办公平台，先后开发了收文流程、发文流程等，进行了办公室文书的规范化管理；2011年医院成立了综合档案室，制定了《昆山市第一人民医院档案管理办法》，对文书的收集、整理、立卷、归档等进行了明确的规定和要求；2013年根据医院发展需要，医院进行了内部系统更新，引入了更切合医院办公的行政事务办理自动化系统，严格规范了文书处理程序，注重文书材料的形成和办理过程，确保文书归档齐全完整。所有收发文通过行政事务办理平台进行审批、分发、办理、归档。

二、医院办公室文件的主要来源

医院办公室作为上传下达的核心科室，是文书集中的地方。办公室的文书种类繁多，主要以收文、发文、会议材料、合作协议、计划总结、责任书和其他文书资料组成。

（一）收文。主要是指上级来文，上级来文根据下发形式的不同，接收的平台也不一样，有电子文件、纸质文件。其中电子文件来源于医院与上级主管部门之间建立的电子政务办公平台，收文员每日登录账号下载待办文件，由于目前医院内部的文件流转平台与上级主管部门不兼容，所以收文员需将收文转入医院内部的行政事务办理平台送呈领导批示，然后办理、归档、立卷。纸质文件来源于信件、传真等。收文包括会议通知、工作方案、人事任免、工作批复等指令性文件，需要医院各科室和部门推进和落实。

（二）发文。主要是医院内部根据工作要求下发到各个执行部门的工作方案、通知、决定等文件，目前医院的发文文号分昆人医、昆人医党、昆人医团、昆人医工会、昆人医党政办通知等。运用最多的文种是上行文和平行文。

（三）会议材料。主要是指各类会议形成的材料，包括会议通知、会议签到、会议下发材料、会议记录、会议纪要、会议照片和会议简讯等。医院的会议材料分为日常会议材料和专题会议材料。日常会议材料包括党政联席会议材料、月度工作会议材料、行政周会会议材料等。专题会议材料包括职代会材料、党员大会材料、各类动员大会材料、医院总结、表彰大会材料等。

（四）合作协议。是指医院办公室负责保存的医院与合作单位签订的文件资料，包括与上、下级医疗卫生单位签订的合作协议、各大院校签订的友好协议、援建单位签订的合作协议、服务单位签订的协议等。

（五）计划、总结。按时间跨度可分为周、月、季度、年度计划、总结和大的发展规划。也可按具体工作内容形成专项工作计划和总结。还可按科室或支部、管理中心、医院等形成。

（六）责任书。包括医院与上级主管部门签订的绩效考核目标责任书、医院与中层签订的院科二级目标责任书、党风廉政建设责任书、安全生产目标责任书、自身建设责任书、三级创建目标责任书等纳入目标管理的责任书。

三、医院办公室文书档案管理的现状

（一）兼职人员管理。医院办公室的文书档案目前由办公室的兼职档案员负责，兼职档案员一般只接受过档案管理的基础知识培训，对真正的档案管理一知半解，缺乏实践经验。随着档案的发展与进步，兼职档案员所掌握的知识也与现实脱节，对于一些新的文书档案管理的规范不了解、不掌握。加上办公室日常的会务和事务工作，往往占据了兼职档案员的所有时间，对于文书档案的日常管理容易忽视，年底档案移交也是突击完成，不能系统地进行档案整理，影响了档案的整理质量。

（二）文书档案收集不完整。医院拥有本部、友谊、广仁三个院区，每个院区都有独立的办公室，但在文书档案管理上，本部院区的文书档案相对集中，友谊院区和广仁院区的文书档案相对零散，年底归档时三个院区的档案也没有进行分类、整合，存在部分档案缺失。每年年底兼职档案员会将所有的文件进行分类归档，但在收文档案归档中存在一个突出的问题——所有移交的收文只有文件和领导、责任部门负责人签批意见，没有后续执行文件的记录和痕迹。如江苏省先进工作者申报文件，办公室移交的只有文件，没有与申报相关的申报表、个人事迹、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文书档案归档的要求和规范。办公室文书档案查阅的频率较高，尤其是纸质的合作协议、目标责任书、会议记录等，为了方便，在归档移交时可能因为档案员的主观原因而延误档案上交时间，导致档案不完整。