1 引言

对于文秘与档案工作一体化管理来说，其具体指的就是档案工作与文秘工作的结合，从全局的角度出发，采用文档一体化管理机制对公文制发、归档管理进行全过程管理，确保将所有工作内容进行一次性输入以及多次性输出，使公文从生产到未来运转的每一个工作环节中，尤其是在公文向档案转化工作环节方面，能够将档案管理工作的要求凸显出来，真正地形成一体化管理与一体化生成，确保文秘工作与档案管理工作二者能够共享，从而提高企业内文秘工作与档案管理工作的效率。

2 文秘与档案管理工作的关系与二者结合的重要性

2.1 文秘与档案管理工作的关系

文秘工作与档案管理工作无论是内容，还是特点都有所差异，一方面，对于文秘工作来说，其是根据企业经营与发展的实际规律，维持与保护各种文件之间存在的历史性关联，而后在根据不同文件之间产生的连锁反应判断其具体价值，将文件具有的真实面貌反映出来，从而为后续的档案管理工作提供方便。另一方面，对于档案管理工作来说，其与文秘工作之间属于鱼和水的关系，档案管理工作是随着文秘工作的出现而产生的，而且文秘工作的发展也能够促进档案管理工作的发展[1]，换而言之，文秘工作是档案管理工作的前身，档案管理工作也是文件管理工作的最终归宿。根据档案管理工作具有的规律，也可体现出文秘工作与档案管理工作之间具有的关系，在企业中，文秘工作与档案管理工作二者之间既相互联系，又相互制约。

2.2 文秘工作与档案管理工作一体化结合的重要性

文秘的工作性质会直接影响到档案管理工作的效果，而且文秘工作的性质也是强化档案管理工作的关键。具体来说，档案管理工作与文秘工作之间的联系非常密切，在档案管理工作中，通过文秘工作能够直接凸显出档案信息管理的重要性，而且在文秘工作中还涉及大量的文件材料，对这些文件材料进行批阅、归档以及整理会直接影响到实际的工作效率，同时文件资料也能够对上级部门领导所传达的精神进行贯彻与落实，并为相关工作人员的学习与进修提供信息，从而提高工作人员的工作能力与工作水平，为企业创造更多的经济效益[2]。换而言之，文秘工作对档案管理工作的开展有非常重要的作用，所以，应将档案管理工作作为起点，采用规范化的管理方法与管理方式确保文秘工作能够长远发展。除此之外，档案管理工作也可以确保文秘工作的全面性与科学性，而且档案资料具有的准确性与科学性也是文秘工作准确、科学开展的前提与保障。因此，建立完善、健全的档案管理工作体制是文秘工作开展的前提条件与必然要求，而且也是企业发展的重要管理手段与工作任务。

3 文秘工作与档案管理工作存在的问题

3.1 格式、附件以及文种的使用不规范

企业中所使用的公文属于一种规范性极强的应用文体，但是很多企业在进行公文的撰写时，虽然撰写的质量有所提高，但是依然存在很多不规范、不正规的地方。例如，一些公文“报告”和“请示”两个文种混淆，有些文种应该使用“请示”，却使用了“报告”这种形式，还有一些报告甚至将“报告与请示”两种文种合二为一，将其称作“请示报告”的同时，还存在“意见”“决定”不分，“通告”与“通知”混为一谈等情况，这样一来就会影响到公文的处理效果以及其作用的发挥。

3.2 处理程序不规范，版记不够全面

在档案管理部门与文秘部门中，版记是联系二者的关键，这也是实现“一体化文档管理”的关键，但是在很多企业实际的文秘管理中，经常存在不标明印发时间和印发部门、主题词无抄发、抄送单位等情况，而这些不规范的情况或者问题都会影响到档案管理工作的效率与效果。

3.3 字迹不清晰，资料不完善

有一些草拟的会议记录、公文等字迹都不够清晰，而且长时间储存很容易出现字迹褪色的情况，同时，还有一些传真文件、归档资料使用的是纸张与墨水记录，而不是电子版的，时间一长就会使字体变得模糊不清，不利于文件资料的长期保存与利用，还有一些部门无法根据档案的记录范围收集文件资料，仅仅只是将现有的文件进行整理与上交，无法实现文件资料的统一化管理。

4 实现文秘工作与档案管理工作一体化的有效策略