档案学研究

大数据时代的企业档案工作模式转型

 

习近平总书记指出,“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案,在全面建设小康社会进程中,档案工作显得越来越重要”。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作不仅是当前工作的需要,而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业,是各级各部门各单位的重要职责。因此,在新的历史时期,我们要充分认识档案工作重要性,不断增强工作主动性、创造性,切实找准档案工作服务科学民主决策和经济社会发展的切入点,创新开展档案工作,丰富档案工作内容,提高档案工作水平。

1 新时代档案的独特价值

当今世界,信息技术日新月异,信息化建设风起云涌。在各行各业的信息化建设中迎来了大数据时代。大数据呈现出数据量大、类型繁多、价值密度低、信息海量、处理速度快、时效高的特点。大数据关键并不在于“量大”,而在于“有用”。大数据技术不是对数据的简单堆砌,而是对数据的分析,只有通过分析才能获取有价值的信息。大数据时代的竞争优势在于谁能更快、更精准地从已拥有的数据中预测未来趋势。档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”从数据的视角看档案我们不难发现,档案同样具有馆藏量大、种类繁多、载体形式多样的特点,是有价值的信息。在纷繁复杂的信息海洋中,档案信息具有原始性、可靠性和凭证作用。人们可以利用档案信息解决问题。而档案工作不仅仅是收集了多少份文件,整理多少卷档案,重要的是是否为企业的发展提供了有效服务,带来了价值和效益。正如企业档案工作规范中所述“企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向,运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。”

2 大数据时代档案学研究的转型方式

2.1 档案学研究的大数据思维转型

传统的档案管理应用了信息化手段,如将纸质档案资源转化为数字格式进行保存、利用网络环境进行档案数据传输等,信息化的档案管理给档案学的大数据发展奠定了坚实的基础。大数据思维是在原有的档案信息化基础上发展而来,通过大数据技术与档案信息的深度结合,实现档案信息资源的最大程度利用。档案学研究过程中的大数据思维转化要结合档案的载体、使用、存储、容量等多方面进行综合考虑,改变传统的档案信息独立化局面。在档案学研究的思维转型中,要认识到档案信息挖掘的重要意义,将档案的文字、图片、影音视频等通过大数据形式呈现给使用者和管理者,提高档案资源的利用效率,使大数据与档案信息更好地结合。大数据思维是结合了计算机思维、网络思维等综合性学科思维的档案研究模式,经档案数据交互关联成为一个整体,最终实现档案信息的多维构建。

2.2 不断深化对网络时代档案工作面临新挑战的认识,着力推进档案工作战略转型发展

近年来,网络和信息技术快速发展,电子政务、电子商务越来越成熟,无纸化办公、无纸化交易越来越普及,大数据、云计算、人工智能的研究应用也越来越深入,这些都对档案工作产生了极其深刻的影响。顺应时代发展变化,推进档案工作战略转型,解决好在网络时代、在信息化条件下档案工作如何运用网络技术和信息化手段开展工作的问题,已成为档案部门必须面对的时代课题。推进档案工作战略转型,要紧紧围绕国家信息化发展战略,特别是电子政务、电子商务以及大数据、云计算、人工智能等发展规划,深入研究档案工作在工作模式、基础设施、政策法规、标准规范等方面如何与之对接的问题,探索建立适应新技术要求的档案工作流程、基础设施和业务规范。要积极融入本地区智慧城市、电子政务、电子商务建设,在档案基础业务、资源开发、安全保管等方面采用新技术、探索新模式,加快实现由传统管理向现代化管理的战略转型。机关、企事业单位要按照国家、地方和行业的相关要求,紧跟本系统和本行业信息化发展步伐,积极推进数字档案室建设,实现档案信息化建设与本单位信息化建设同频共振、协调推进。

2.3 企业档案工作由“管文件”向“管数据”转型

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